Close
Type at least 1 character to search
Vuelve arriba

Contemporanea Eventi

Cómo calcular el presupuesto para un stand de feria

Antes de entrar en materia, desde Contemporanea Eventi queremos seros lo más claro y transparente posible, y como nos gustan las cosas bien hechas y dichas, comenzaremos indicando que exponer en una feria no resulta ni debe resultar barato, ¿por qué?, porque por propia definición nos estamos exponiendo a nuestro público, y como tal, debemos lucir nuestras mejores galas y no reparar en recursos mediante los cuales no sólo alcancemos ventas, sino que convenzamos y resultemos la opción recurrente de nuestros clientes cada vez que necesiten de nuestros servicios.

Por ello, no somo una empresa de diseño de stand low cost: nos espanta esa palabra junto a stand. Tenemos el máximo respeto a la profesión y como tal, la entendemos como un arte en el que los detalles, los materiales y los acabados finales marcan la diferencia.

Por todo ello, antes de presupuestar nuestra participación en una feria o congreso, debemos tener claro que no sólo se trata de estar, sino de convencer y fidelizar, de lucir, y para ello debemos estar dispuestos a invertir lo que sea necesario sin que ello suponga un gran desbarajuste y teniendo muy claro cómo vamos a amortizar los resultados posteriormente, que es de lo que vamos a tratar en este artículo.

Factores que determinan el presupuesto de un stand de feria

 

El coste de la participación en la feria como base

Una buena técnica para calcular y destinar el presupuesto para stand de feria es hacerlo en base a los costes de la participación, ya que según nos cueste más o menos ésta, marcará el listón de gastos.

Un ejemplo es la participación en el MWC, donde debemos asegurar llegar a la feria de ferias con un stand de diseño a la altura del evento, capaz de competir con los aproximadamente 2.000 expositores que nos acompañarán, así como no reparar en gastos a la hora de promocionarla y de ofrecer al visitante todo lo que necesita.

Debido a que el ticket medio de reserva en una feria tiene unos costes estipulados acordes a la magnitud de ésta, una buena forma de calcular el presupuesto total óptimo es multiplicar por cinco los costes de la participación, destinando por tanto un 20% del total sólo al espacio y el 80% en el resto de gastos que a continuación detallaremos.

El stand: el rey del presupuesto

Pensad que tenéis el mejor de los recintos a vuestra disposición: ¿no creéis que resulta lógico tener el mejor de los escenarios? Es por ello por lo que más incluso que los costes de alquilar el espacio, debemos destinar una buena parte del presupuesto a la realización del stand.

De media, lo óptimo a destinar para un buen stand es el 30% del presupuesto total, en el que reflejamos los elementos que en él se incluye, el diseño y montaje y en definitiva todo lo que permita que nuestra presencia luzca en el evento.

Coste aproximado de participar en el MWC
Veamos todas estas fórmulas ejemplificadas en cuanto nos costaría participar en el MWC (aproximadamente, a modo de simil). El precio medio de exhibir en el MWC está en torno a los 1500 euros m2, y el tamaño del stand medio, alrededor de los 20m2 (hablamos del stand medio, hay gigantes en el sector como Eriksson, Huawei, Samsung, etc., que dedican pabellones enteros o stands que pueden alcanzar los 6000 m2). Estos datos orientativos, nos da como resultado un coste de participación en torno a los 30.000 €.

Siguiendo el planteamiento visto, teniendo en cuenta que ese ticket deberá suponernos en torno al 20% del presupuesto, debemos contar con un total de 100.000 euros de presupuesto, de los cuales mínimo 45.000 € los destinaremos al stand en el MWC.

A qué destinar el resto de presupuesto para exponer en una feria

Aproximadamente, entre el stand y el alquiler del espacio debemos destinar un 50% del presupuesto total asignado a la participación en la feria, lo cual nos deja un 50% restante para otros gastos, ¿a qué destinarlo?

  • Servicios feriales: WIFI, toma de luz y agua, limpieza etc. (5%)
  • Promoción: campañas de marketing online y offline. (12%)
  • Personal y viajes: asistencia de nuestro equipo, contratación de azafatas etc. (18%)
  • Transporte: trasladar el material, seguros etc. (10%)
  • Otros: obsequios, cenas, entradas a eventos etc. (5%)

Variaciones del presupuesto

Como todo lo relativo a temas económicos, no hablamos de valores absolutos. Depende de la feria, de la tipología y de dónde se celebre que tengamos que destinar una mayor o menor partida a cada uno de los gastos que la forman.

Por ejemplo, si la feria se celebra en la misma ciudad donde tenemos situada nuestra sede, el gasto en personal, viajes y transporte será menor y por tanto podremos repartir estos gastos entre otros como los relativos a promoción o a sumar detalles que hagan del stand lo más espectacular posible.

Para lo que sí nos debe servir este reparto de presupuesto es para evaluar la viabilidad económica de nuestra participación. Es decir, si tenemos un presupuesto fijado de antemano y sólo participar en la feria ya requiere un 50% de esta partida, sería interesante que busquemos otra feria antes que, por ejemplo, reducir el gasto en el diseño y montaje del stand.

Siguiendo con el ejemplo orientativo (insistimos: no hay valores absolutos a la hora de presupuestar un stand únicamente conociendo el interés en hacerlo en X feria) de exponer en el MWC, si previamente hemos establecido un presupuesto de 50.000 euros para nuestra estrategia de marketing ferial, sería preferible elegir otra feria de menos exposición mediática pero donde lo destinado a exponer nos permita una mayor eficacia y aprovechamiento de los recursos. No se trata de reducir impacto, sino de maximizar

Cómo amortizar el presupuesto

Antes de valorar si sale rentable o no la participación en una feria acorde a lo presupuestado, debemos tener muy claro cómo vamos a obtener el retorno de la inversión de la feria.

Una feria como el Mobile World Congress se amortiza por sí sola sólo en lo que a promoción supone antes, durante y después de la celebración de una exposición que es reclamo absoluto en el mundo de las telecomunicaciones a nivel mundial. Sin embargo otras ferias pueden arrojar números negativos en un principio pero a base de ir llegando contactos mes a mes, acabar siendo todo un éxito y reportarnos más beneficios de los que pensábamos tras hacer números.

En definitiva, la participación en una feria, ya sea en forma de reputación, de repercusión económica o de promoción, siempre reporta beneficios. La clave está en cómo aprovechamos nuestra presencia. Rodéate de expertos que sepan guiarte en la mejor forma de sacarle rendimiento a tu stand.

Post a Comment

RELLENAR EL FORMULARIO

PARA RECIBIR MÁS INFORMACIÓN

FILL THE FORM

TO RECEIVE MORE INFORMATION