Cómo calcular el tamaño de un stand de feria
Como parte de la preparación de una estrategia de marketing ferial, la selección del espacio de exposición es clave. Es el elemento más poderoso, el que capta la atención de los asistentes y donde todos los que nos visitan deben sentirse cómodos y acogidos por nuestra marca.
Por lo tanto, en able a decida y determine el costes de teniendo más espacio a reciba visitantes exponer los productos de forma cómoda es básico como parte de nuestro plan de negocio, junto con un mayor espacio para realizar diferentes tareas en el stand de la feria, como recibir visitantes, mantener reuniones con clientes importantes y realizar demostraciones en directo, por citar algunas.
Por eso, antes de inclinarnos por una opción estandarizada concreta o dejarnos llevar por otros factores, como el económico o el espacial (dónde está en el plano de la feria), debemos ser capaces de evaluar detalladamente cuántos metros cuadrados necesitaremos para cumplir nuestros objetivos feriales.
Factores a tener en cuenta al calcular el tamaño perfecto de un stand para una feria comercial
Atención al reglamento de la feria
El primer punto que debemos tener en cuenta a la hora de calcular el tamaño del stand de exposición perfecto para una feria concreta es la normativa establecida al respecto por el organizador de la feria.
En ocasiones, la feria permite múltiples opciones que van desde la ocupación de espacios de doble altura hasta la posibilidad de elegir entre diferentes tamaños previamente fijados. Sin embargo, en otros casos, la feria determinará que el espacio disponible se distribuya equitativamente, lo que impedirá que se utilicen recursos para mejorar la visibilidad de un stand como elementos a máxima altura o luminarias potentes.
En este último caso, el trabajo para rentabilizar el espacio debe dirigirse a elegir la mejor ubicación (donde el stand pueda tener más visibilidad y tránsito, como entradas, salidas o cerca de cafeterías, aseos, etc.) y a aprovechar al máximo el diseño del stand ya que en este escenario, la distinción es clave.
Asesórese previamente por profesionales con experiencia
Antes incluso de concertar el espacio de exposición con los organizadores de la feria, debería contratar a la
empresa de diseño y construcción de stands
ya que si se trata de una empresa con experiencia y especializada, podrán asesorarle directamente sobre el espacio que debe conseguir en la feria, el que mejor se adapte a usted. Y todo ello, según el presupuesto disponible y dentro de los objetivos que te hayas marcado.
Dicha empresa podrá marcar la pauta basándose en la experiencia de diversas y multitudinarias ferias, en cuestiones como la necesidad o no de divisiones de espacios, la creación de un espacio abierto, los lugares con mayor visibilidad, los recursos a utilizar, etc.
Tenga presente su objetivo principal
Dependiendo de la meta fijada o del número de objetivos a abordar, nos encontraremos con la necesidad de más o menos espacio expositivo y, por tanto, de un mayor número proporcional de metros cuadrados.
Si nuestro objetivo es atraer clientes, puede bastar con tener un mostrador accesible junto a las herramientas que nos permitirán visualizar, probar y realizar demostraciones del producto o servicio. Pero si queremos añadir a este objetivo o establecer como objetivo principal la posibilidad de hacer negocios y conseguir socios, necesitaremos más espacio para celebrar reuniones privadas, lejos del bullicio de la feria y donde nuestra pareja pueda sentirse acogida y al abrigo de cualquier presión externa.
No se deje presionar por el espacio
En los casos en los que por razones logísticas, normativas o de disponibilidad no podamos disponer de todo el espacio que desearíamos o necesitaríamos para cumplir nuestros múltiples objetivos, es aconsejable acotar las metas en lugar de caer en la tentación de saturar el espacio disponible.
Un stand debe ser, ante todo, cómodo tanto para los expositores como para los visitantes. Por tanto, siguiendo con el ejemplo anterior, es mejor no tener un espacio para celebrar reuniones privadas que tenerlas en una sala asfixiante, oscura y poco acogedora.
¿Significa esto que tendremos que renunciar a nuestras reuniones de negocios en el stand como uno de nuestros objetivos? Significa que es mejor reservarles en poco tiempo en nuestras oficinas o en un lugar más cómodo que apresurarnos y agobiar a nuestro huésped. Siempre tendremos tiempo de redefinir el diseño o añadir más espacio para la próxima edición, en la que nuestra experiencia adquirida marcará la diferencia.
Además, tenga en cuenta que la base del tamaño ideal de un buen stand de feria radica en que todos sus visitantes y quienes lo ocupen puedan transitar por él con facilidad, sin entorpecer el tránsito ni perder visibilidad de sus elementos por aglomeraciones.
Principales diferencias entre espacios y tamaños: la fórmula 1×9
A la hora de calcular con cierta exactitud los metros cuadrados necesarios para construir nuestro stand de diseño, los diseñadores encuentran en la fórmula 1×9 un truco muy popular. Viene a decir que cada persona dedicada que se quede en el stand o reciba visitas de forma regular deben disponer de 9 metros cuadrados de superficie útil; el número de metros calculado como necesario para que una persona pueda desenvolverse, así como recibir visitas libremente y sin obstáculos.
Por lo tanto, si vamos a ir a una feria con nuestro equipo de marketing de 3 representantes, contratar a 5 personas para atender a los visitantes y unirnos nosotros también a ellos para cerrar eventuales tratos, necesitaremos un mínimo de 81 metros cuadrados de espacio útil, que no necesitan estar a nivel del suelo si el reglamento de la feria lo permite.
Por supuesto, como cualquier fórmula recomendada, no es la ley, pero nos ayuda a tener una mayor perspectiva y poder resolver ciertas cuestiones como si nuestro stand estaría saturado y, por tanto, necesitaría más espacio, reducir el equipo y la mano de obra alquilados, o si nuestros objetivos deberían ampliarse o reducirse.
Diferencias entre espacio útil y ocupado
Un buen stand, hecho a conciencia y según las necesidades previas, es como una oficina y, como tal, requiere los mismos elementos en cuanto al uso del espacio. Así pues, es imprescindible distinguir entre espacio útil y espacio ocupado en el stand a la hora de calcular el espacio necesario, así como para otras cuestiones relativas a la disposición del stand de la feria.
- El espacio útil es aquella zona que queda libre para el tránsito, donde podemos movernos sin impedimentos.
- El espacio ocupado es la superficie necesaria para albergar los diversos objetos que componen nuestro stand (expositores, pantallas, mostradores, mobiliario, salas de exposición y demostración, etc.).
De esta forma, siguiendo el ejemplo anterior respecto a la fórmula 1×9, si queremos 81 metros cuadrados de espacio útil para nuestro equipo de 9, deberemos tener en cuenta los metros extra que tendremos que añadir al total para que quepan todos los materiales con los que queremos dar vida a nuestro stand de exposición y atraer a los visitantes.
Otros factores a tener en cuenta en relación con el tamaño de un stand para ferias
¿81 metros cuadrados son muchos o muy pocos? Como en cualquier otro artículo explicativo, nos basamos en el contexto normalizado y en recomendaciones generales, por ejemplo, contar con un equipo de 9 personas en nuestro stand de la feria.
Aunque 81 metros cuadrados pueden parecer excesivos si pensamos en una feria local o una exposición comercial, un stand de este tamaño se consideraría estándar o incluso un poco pequeño si tenemos en cuenta que ferias como el Mobile World Congress acoge cada día a unos 30.000 profesionales del sector. Por tanto, debemos ofrecer espacios generosos y cómodos si queremos que sean atractivos y visitables.
Por otra parte, la falta de metros cuadrados puede compensarse con otros factores, como la ubicación del stand dentro del recinto del congreso, aprovechar los pasillos más anchos y dar utilidad a los bordes del expositor, construir un expositor de cuatro lados, etc. Además, como se ha dicho, en caso de que la normativa de ferias permita una estructura de doble altura, los necesarios e hipotéticos 81 metros cuadrados se reducen a 40.
Sobre todo, la clave es asesorarse y asegurarse de que contamos con los socios adecuados en la aventura de exponer un stand para ferias, como un empresa de diseño y montaje de standscuya experiencia les basta para visualizar todas nuestras necesidades a la mera mención de la feria de la que nos gustaría formar parte, a la vez que conocen la normativa adecuada para que se adapte lo mejor posible a nuestros objetivos.
