7 pasos para organizar una feria con antelación
¿Ha decidido participar en una feria comercial? ¡Es una gran elección! Las ferias no sólo son una excelente forma de promocionar su negocio, sino también de recopilar datos valiosos para su empresa, como el perfil del público objetivo, cómo actúa la competencia, etc. Son factores que permiten un retorno de su inversión que va más allá de lo puramente económico.
Pero no queremos engañarle: una feria de negocios es un acontecimiento en el que se invierten demasiadas energías, financiación e ilusiones como para dejar al azar cualquier cuestión implicada. Por eso, desde el momento en que decidimos formar parte de una feria, debemos planificarla y organizarla para que no haya errores, asegurándonos de que sea un éxito organizativo. En Contemporanea Eventi ponemos a su disposición toda nuestra ayuda y más de 15 años de experiencia para que se sienta plenamente respaldado y pueda sacar el máximo partido a su asistencia a la feria.
Calendario óptimo para organizar una feria comercial
Si no tiene en mente ninguna feria o congreso en concreto, el primer paso que debe dar no es sólo conseguir el calendario de ferias y ver cuál se adapta mejor a su sector, sino también el tipo de público y los beneficios que puede obtener. Tal vez, al dar este paso, descubras que este próximo trimestre hay una feria que se ajusta a tus intereses… ¿Aún estás a tiempo de participar?
Aunque una organización adecuada es factible hasta con dos meses de antelación, el plazo óptimo es de 6 meses a un año antes de que la feria abra sus puertas al público. Si me dedico al mundo editorial, ¿significa esto que no tendría tiempo suficiente para participar en LIBER o Feria Internacional del Libro que se celebrará en Fira Barcelona del5 al7 de octubre de 2022? Significa que debe dedicar más esfuerzos a conseguir una participación óptima y que reciba de ella los beneficios esperados.
Asimismo, cuanto menor sea el tiempo de que disponga para planificar su participación, mayor tendrá que ser la externalización del trabajo y la dependencia de empresas competentes para asegurarse un servicio integral como el diseño, la construcción y el montaje de su stand. Si tienes clara tu participación, el factor tiempo influye, pero no te detiene.
«La clave de una buena planificación a tiempo es no dejar lugar a la improvisación»
Sin embargo, si necesita flexibilidad y un mayor control sobre cada aspecto que implica la participación en una feria, un plazo de 6 a 12 meses le permitirá conocer de primera mano el interior de una feria en curso, poder contar con un empresa de diseño de stands capaz de entender, captar y transmitir todo lo que queremos transmitir como marca, a la vez que tiene en cuenta todas las necesidades que puedan tener nuestros visitantes ideales para satisfacerlas todas y que queden encantados con nuestro stand de feria, entre otras tareas.
Así, por ejemplo, si te dedicas al negocio de las telecomunicaciones móviles, este es el momento adecuado para aventurar tu participación en el MWC 2023: la mayor feria del mundo.
Pasos para organizar una feria
¿Ya tiene en mente la feria en la que mostrar su fuerza en el mercado y enamorar a sus clientes potenciales con su producto? Con el apoyo adecuado, sólo con dar este sencillo primer paso, ya has recorrido un largo camino. Todo lo que tiene que hacer ahora es dar 7 pasos más para una estrategia justa exitosa:
- Definir los objetivos: ¿qué quiero conseguir? ¿Por qué debería estar en esa feria en concreto? ¿Qué resultados mediré al cierre para decidir si ha sido un éxito o si, por el contrario, debo mejorar mi estrategia?
- Haz un presupuesto: una feria no es ni un cartel publicitario en el que inviertes una cantidad fija, ni un pozo sin fondo en el que invertir dándole vueltas… requiere recursos, pero sobre todo, saber aprovecharlos para que sean algo más que rentables.
- Contrate a una empresa especializada en la construcción de stands de diseño: su nuevo stand es su nueva oficina, la cara que se verá en la feria y, sin duda, el elemento más relevante. Por ello, no dude en ponerse en manos expertas, manos que le ayudarán y guiarán en el proceso más allá del diseño, revise diversos stands utilizados en otras ferias, etc.
- Defina su objetivo y las acciones a realizar: para que todas las posibilidades sean justas, no debe esperar a que los clientes vengan a buscarle. Atráigalos poniendo en marcha acciones específicas como eventos promocionales, actividades, elementos llamativos, etc.
- Desarrolle un plan de marketing para la feria: insistimos, formar parte de una feria es una oportunidad de oro para conseguir contactos de calidad, ya que se trata de un evento de marketing al que asiste un público afín a lo que usted vende. No lo vea como una acción publicitaria más.
- Preparar el material que se va a exponer en la feria: un stand de lujo es el mejor de todos los stands de feria, pero al igual que ocurre con cualquier vivienda de alto standing, si no está amueblado con bonitos accesorios, pierde su potencial. No se salte las posibilidades que ofrece el buen interior diseño.
- Prevea los detalles logísticos: desde cómo actuar en caso de problemas técnicos con una pantalla hasta asegurarse de que nunca falte agua y aperitivos para posibles reuniones de alto nivel. Ninguna situación debe dejarse al azar.
Ejemplo de planificación de una feria
Como señalábamos al principio, es un buen momento para planificar su participación en una feria con gran exposición mediática como el Mobile World Congress.
Aún faltan seis meses para las fechas de la feria (27 de febreroa 2 de marzond 2023), es el plazo perfecto para disponer de tiempo suficiente para planificar todas las acciones necesarias: público destinatario (unos 100.000 visitantes potenciales), medios que deben proporcionarse para dar a conocer mi producto, contratar a una empresa especializada en diseño y construcción de stands (debe destacar entre los 2.000 módulos estimados contra los que competirá en visibilidad e impresión), cómo seré promover mi participación y sacar provecho de ellaetc.
Aunque insistimos en el marco de 6-12 meses para una anticipación óptima, si aún no ha tomado una decisión sobre su participación en una feria, todavía está a tiempo de participar en eShow Madrid, que se celebrará el 26 de octubre.y 27th en IFEMA; Salón del Automóvil de Valencia (del2 al6 de diciembre); Cumbre de Innovación Turística en FIBES Sevilla (del 2 al4 de noviembre) o cualquier otra feria del sector que te atraiga pero avises con suficiente antelación.
Sin embargo, si el tiempo apremia y los plazos se acortan, la clave está en ponerse en manos de profesionales con experiencia que sepan siempre qué es lo mejor para su participación en la feria. Aun así, no dejes que el tiempo detenga la posibilidad de aumentar el poder de tu marca: pregunta y, en caso de imposibilidad de participación inmediata, siempre puedes organizar la siguiente edición dentro de un plazo privilegiado para que todo pueda estar bajo control.
