Dentro de la preparación de una estrategia de marketing ferial, la elección del espacio expositivo es clave. Se trata del elemento más potente, el que fija las miradas de los usuarios de la feria y donde todo el que lo visita debe sentirse cómodo y arropado por nuestra marca. Por ello, poder decidir y determinar los costes de contar con mayor superficie para atender visitas, exponer productos y contar con mayor confort y espacio para desempeñar varias funciones dentro del stand para ferias (atender visitas, mantener reuniones con clientes importantes, realizar demostraciones en vivo…) es básico como parte de nuestro plan de negocio.

Por esta razón, antes de inclinarnos por una opción concreta estandarizada o dejarnos llevar por otros factores como el económico o el espacial (dónde se sitúa dentro del plano de la feria), debemos poder valorar al detalle cuántos metros cuadrados necesitamos para cumplir nuestros objetivos feriales.

Factores a tener en cuenta a la hora de calcular el tamaño perfecto de un stand para ferias

Atento a la normativa de la feria

El primer aspecto que debemos tener en cuenta a la hora de calcular el tamaño perfecto de un stand para una feria concreta es la normativa que dicta al respecto la organización de la muestra.

En ocasiones, la feria permite múltiples opciones que van desde ocupar espacios a doble altura a la posibilidad de elegir entre diferentes tamaños previamente marcados, pero en otras ocasiones la feria establece que el espacio disponible se reparte por igual e imposibilita que se usen recursos que mejoran la visibilidad de un stand como elementos a máxima altura o potente luminaria.

En este último caso, el trabajo para aprovechar el espacio debe ir destinado a elegir la mejor localización (donde más tránsito y visibilidad reciba el stand, como entradas, salidas o junto a cafeterías, aseos, etc.) y a sacar el máximo provecho según los objetivos marcados del diseño del stand, ya que en este escenario, la diferenciación es clave.

Asesórate previamente con profesionales experimentados

Antes incluso de concertar el espacio expositivo con los organizadores de la feria, conviene que contrates a la empresa diseñadora y constructora de stands, ya que si se trata de una empresa experimentada y especializada, te podrá asesorar directamente sobre el espacio que puedes adquirir en la feria, dónde mejor te conviene. Todo ello acorde al presupuesto disponible y dentro de los objetivos que te hayas marcado.

Una empresa de estas características podrá marcarte basándose en la presencia en diversas y multitudinarias ferias, aspectos como si conviene dividir el espacio en estancias, dejarlo todo abierto, los lugares de mayor visibilidad, los recursos a usar, etc.

Ten en cuenta tu objetivo principal

Según el objetivo marcado o el número de objetivos a abordar, necesitaremos más o menos espacio expositivo y por tanto un mayor número de metros cuadrados en proporción.

Así, si nuestro objetivo es captar clientes, con disponer de un mostrador accesible y de las herramientas que permitan visualizar, probar y realizar demostraciones del producto o servicio nos puede ser suficiente. Pero si a este objetivo queremos sumarle, o marcar como objetivo principal el hecho de realizar negocios y establecer socios, necesitaremos más espacio para mantener reuniones privadas, aislado del trajín de gentes de la feria y donde nuestro partner se sienta arropado y sin presiones externas.

No intentes apurar todo el espacio

En casos en los que por logística, normativa o por disponibilidad, no contemos con todo el espacio que nos gustaría o necesitamos para cumplir diversos objetivos, conviene mejor reducir las metas antes que caer en la tentación de saturar el espacio disponible.

Un stand debe ser ante todo cómodo tanto para quien expone como para quien lo visita. Así, siguiendo con el anterior ejemplo, mejor no contar con un espacio para mantener reuniones privadas que hacerlo en un espacio que resulte asfixiante, oscuro o poco acogedor.

¿Significa que tengamos que renunciar a reuniones de negocios en el stand como uno de los objetivos? Significa que mejor agendarlas en un corto plazo en nuestras oficinas o en un lugar más cómodo que no por correr, saturar a nuestro invitado. Siempre tendremos la oportunidad de redefinir el diseño o contratar más espacio para la siguiente edición, donde nuestra experiencia adquirida será un plus.

Además, ten muy presente que la base del tamaño ideal de un buen stand reside en que puedan circular todos sus visitantes y quienes lo habitan de forma cómoda, sin obstaculizar el tránsito ni hacer perder visibilidad a sus elementos por la masificación.

Principales diferencias entre espacios y tamaños: la fórmula 1×9

A la hora de calcular con cierta exactitud los metros cuadrados necesarios para construir nuestro stand de diseño, un truco muy popular entre diseñadores de stands es la fórmula 1×9, que dicta que cada persona fija que va a atender o habitar el stand de forma permanente, debe contar con 9 metros cuadrados de espacio útil para su libre disposición: el número de metros calculados como necesarios para que se pueda desenvolver y atender con libertad y sin obstáculos.

Así, si vamos a acudir a una feria con nuestro equipo de marketing compuesto por tres agentes, vamos a contratar a 5 personas para que atiendan a los visitantes y vamos a acudir nosotros mismos para cerrar posibles acuerdos, necesitaremos un espacio útil mínimo de 81 metros cuadrados, que no tienen por qué estar obligatoriamente a nivel del suelo si la feria lo permite.

Por supuesto, como toda fórmula recomendada, no es ley, pero sí que ayuda para tener una amplia perspectiva y resolver cuestiones como si nuestro stand se va a saturar y necesita más espacio, si debemos reducir el equipo contratado o presente durante la feria o si debemos ampliar o reducir objetivos.

Diferencias entre espacio útil y espacio ocupado

Un buen stand, aquel que se realiza a conciencia y acorde a las necesidades previas, es como una oficina, y como tal, precisa de los mismos elementos a la hora de hablar de su ocupación. Así, en el momento de calcular el espacio necesario y para otras cuestiones sobre la disposición del stand, debemos distinguir entre espacio útil en el stand de feria y espacio ocupado.

  • El espacio útil es aquel espacio que queda liberado para el tránsito, por donde podemos circular nosotros y nuestros visitantes sin encontrarnos obstáculos.
  • El espacio ocupado es el espacio necesario para los objetos que componen el stand (expositores, pantallas, mostradores, mobiliario, showrooms y demorooms, etc.)

Así, siguiendo el ejemplo descrito respecto a la fórmula 1×9, si queremos contar con 81 metros de espacio útil para nuestra plantilla de 9 personas, debemos contar con sumarle al total los metros cuadrados que nos ocuparán los materiales con los que queremos dar vida al stand y atraer visitantes.

Otros factores a tener en cuenta en el tamaño de un stand para ferias

¿Y es mucho o poco 81 metros cuadrados? Como en todo artículo explicativo, nos basamos en situaciones estandarizadas y en recomendaciones generales, como en la de este caso contar con una plantilla de 9 personas acompañando nuestro stand de ferias.

Así, 81 metros cuadrados pueden resultar excesivos si hablamos de una feria local o de muestras, pero sin embargo lo standard o incluso pequeño si hablamos de ferias como el Mobile World Congress, en la que cada día pasan del orden de 30.000 profesionales del sector y donde por tanto, los espacios deben ser amplios y cómodos si queremos que sean atractivos y visitables.

Por otra parte, se puede compensar la falta de metros con otros factores como por ejemplo la localización de stand dentro del congreso, aprovechándose los pasillos más amplios para hacer útil los bordes del expositor, un exhibidor a cuatro vientos, etc. Además de que, tal como mencionábamos, en el caso de que la normativa de la feria no limite la construcción a doble altura, los hipotéticos 81 metros necesarios se reducen a 40.

La clave sobre todo es que nos asesoremos, y contemos con los partners adecuados en esta aventura de exponer con un stand para ferias, como una empresa de montaje y diseño de stands cuya experiencia basta para que le mencionemos la feria en la que queremos exponer y ya visualizar todas nuestras necesidades, así como conocer la normativa oportuna que le permita adaptarla de la mejor forma a nuestros objetivos.

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