¿Te has decidido a participar en una feria de negocios? ¡Excelente decisión! Las ferias de negocios es una excelente forma no solo de promoción, sino de obtención de datos valiosísimos para tu empresa como el perfil de público al que dirigirse, cómo se desenvuelve la competencia, etc. Factores que permiten un retorno de la inversión más allá del puramente económico.

Pero no te queremos engañar: una feria de negocios es un evento en el que se vuelcan demasiadas energías, inversiones e ilusiones como para dejar al azar cualquier elemento que intervenga. Es por ello, por lo que desde el minuto 1 en el que decidimos participar en una muestra, debemos planificar y organizarla para que nada falle y sea todo un éxito organizativo. Desde Contemporanea Eventi te ofrecemos toda nuestra ayuda y experiencia de más de 15 años para que te sientas plenamente acompañado y puedas sacarle el máximo rendimiento a tu participación en una feria de negocios.

Plazos óptimos para organizar una feria de negocios

El primer paso si no tienes ninguna feria o congreso en mente es coger el calendario ferial y ver qué evento encaja más no solo en tu sector, sino en el tipo de público y beneficios que quieras obtener de la feria. Puede que siguiendo este paso, descubras que en el próximo trimestre se celebra una feria de negocios que encaja en tus intereses… ¿estás a tiempo de participar en ella?

Aunque hasta dos meses antes de la celebración aún es viable una organización adecuada, el plazo óptimo es de 6 meses a un año antes de que la feria abra sus puertas. ¿Quiere decir que si me dedico al mundo editorial, no llegaría a tiempo a exponer en la Feria Internacional del Libro (LIBER) que se celebrará en Fira Barcelona del 5 al 7 de octubre de 2022? Quiere decir que deberás dedicar mayores esfuerzos a asegurar que la participación será óptima y que obtendrás los beneficios que esperas de tu participación.

De igual forma, cuanto menos tiempo cuentes para tu participación, mayor tendrá que ser la externalización de las tareas y mayor la dependencia de empresas que sean capaces de ofrecerte un servicio integral, como sería el diseño, montaje y construcción de stand. Si tienes clara tu participación, el factor tiempo influye, pero no te frena.

“La clave de una buena planificación a tiempo es que no haya cabida a la improvisación”

No obstante, si quieres contar con flexibilidad y un mayor control de cada aspecto que involucra participar en una feria de negocios, los 6 – 12 meses de plazo te permite la posibilidad de desde apreciar de primera mano cómo es la feria por dentro mientras se está celebrando hasta contar con una empresa de diseño de stands que sea capaz de entender y plasmar todo lo que queremos trasmitir como marca, así como tener en cuenta las necesidades de nuestros visitantes ideales para cubrirlas todas y que queden encantados con la visita a nuestro espacio expositivo entre otras tareas.

De esta forma, por ejemplo, ahora es un excelente momento si te dedicas al sector de las telecomunicaciones móviles para aventurarte a participar en el MWC 2023: la mayor feria de negocios a nivel mundial.

Pasos a seguir en la organización de la feria de negocios

¿Tienes ya en mente en qué feria vas a demostrar tu fuerza en el mercado y a enamorar a tus posibles clientes? Contando con la ayuda adecuada, solo dando este pequeño primer paso ya tienes mucho avanzado. Ahora solo te quedará seguir estos otros siete para una estrategia en ferias exitosa:

  • Define los objetivos: ¿qué quiero conseguir?, ¿por qué debo estar en esa feria concreta?, ¿qué resultados voy a medir cuando concluya para decidir si ha sido un éxito o debo mejorar mi estrategia?
  • Elabora un presupuesto: una feria no es un cartel publicitario en el que se invierte una cantidad fija sin más. Tampoco un pozo sin fondo en el que invertir sin cabeza… requiere recursos, pero sobre todo saber cómo aprovecharlos al máximo para que sean más que rentables.
  • Contrata una empresa especializada en creación de stands a medida del cliente: tu expositor es tu nueva oficina, tu cara visible en la muestra y sin duda alguna el elemento más relevante. Por ello no dudes en ponerte en manos expertas, que te puedan ayudar y acompañar en todo el proceso más allá del diseño, revisar proyectos realizados en ferias similares etc.
  • Define tu target y las acciones a llevar a cabo: para exprimir las posibilidades de la feria, no debes esperar a que el cliente llegue a ti, atráelo mediante acciones concretas, ya sean promocionales, actividades, elementos llamativos etc.
  • Crea un plan de marketing para la feria: insistimos, estar en una feria es una oportunidad de oro para conseguir contactos de calidad, ya que se trata de una acción de marketing en la que se concentra un público directamente relacionado con lo que vendes. No lo consideres una acción publicitaria más.
  • Prepara el material a exponer en la feria: un stand de lujo es el mejor de los expositores, pero al igual que ocurre con una vivienda de alto standing, si no la acompañas de buenos complementos pierde potencial. No despistes las posibilidades de un buen interiorismo.
  • Prevé los detalles logísticos: desde cómo actuar en el caso de que una pantalla deje de funcionar hasta que nunca falte agua y aperitivos para posibles reuniones de alto nivel, ninguna situación que se pueda presentar en la feria debe quedar al azar.

Ejemplo de planificación de feria de negocios

Tal como apuntábamos al comienzo, ahora es un buen momento para planificar la participación en una feria de gran exposición mediática como es el Mobile World Congress.

Faltando aún 6 meses para su celebración (del 27 de febrero al 2 de marzo de 2023), es el plazo perfecto para disponer del tiempo adecuado para planificar todas las acciones necesarias: audiencia que quiero alcanzar (entre 100.000 posibles visitantes), medios que les proporcionaré para dar a conocer mi producto, contratación de una empresa especializada en fabricación y diseño de stands (debes destacar entre los aproximadamente 2.000 módulos con los que competirás en visibilidad y espectacularidad), cómo voy a promocionar mi presencia y sacar provecho de ella etc.

Aunque insistimos en que es lo óptimo con 6-12 meses de antelación, si hasta este mismo momento no te has decidido a participar en una feria de negocios aún estás a tiempo para casos como eShow Madrid, a celebrar del 26 al 27 de octubre en IFEMA; la Feria del Automóvil de Valencia (del 2 al 6 de diciembre); Tourist Innovation Summit en FIBES Sevilla (del 2 al 4 de noviembre) o cualquier otra feria sectorial de tu interés en la que no diste demasiado poco plazo.

No obstante, si es el caso de que el tiempo se te echa encima, la clave cuando se reducen estos plazos es aumentar los recursos y siempre ponerse en manos de profesionales experimentados que sepan en todo momento qué es lo que más conviene a tu presencia en una feria. Aún así, que el tiempo no frene tus posibilidades de aumentar tu poder de marca: consulta y en el caso de no ser posible la participación más inmediata, siempre podrás organizar la siguiente edición, con unos tiempos privilegiados para que nada se te escape.

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